10 Gründe weshalb Sie Ihren Vermietungsprozess digitalisieren sollten.

Es gibt Vieles, was für eine Digitalisierung in der Immobilienbranche spricht. Erfahren Sie die 10 Top-Argumente, die unserer Meinung nach am relevantesten sind.

Robin Wagner, 19. März 2020

1. Online-Bewerbungsformular

Mit einem Online Formular haben es Ihre Interessenten einfach zu Mietern zu werden. Sie können sich von überall aus bewerben, sei es aus dem Urlaub, während der Zugreise oder bequem vom Sofa aus.

Die Fragen auf dem Online-Bewerbungsformular können Sie auswählen und das Formular wird in Ihrem gewünschten Design als Whitelabel-Lösung erstellt.

Die Daten, welche die Interessenten auf dem Bewerbungsformular angeben, werden direkt in Ihre Vermietungssoftware eingespeisst und gespeichert. Das bedeutet unter anderem, dass Sie nie wieder PDF-Formulare abtippen müssen.

2. automatisierte Kommunikation

Sie haben Ihre Mieterauswahl getroffen und möchten den restlichen Interessenten absagen? Mehrere Interessenten haben das Bewerbungsformular nicht vollständig ausgefüllt und Sie möchten die fehlenden Angaben nun einfordern?

Dank Email-Vorlagen und Textbausteinen sind solche zeitfressenden Aufgaben im Nu erledigt.

Alle Interessenten auf einen Blick mit der Vermietungssoftware von emonitor

3. Papierkrieg adé

Interessenten drucken das Bewerbungsformular aus oder nehmen ein Formular in Papierform von der Wohnungsbesichtigung mit. Daheim füllen sie es aus, scannen es ein oder senden es sogar per Post zurück.

Seien wir ehrlich – zeitgemäss ist das nicht mehr.

Nebst der Papierverschwendung ist auch der Aufwand enorm und eigentlich ginge es doch viel einfacher & effizienter oder?

Wenn Sie diesen Prozess digitalisieren, wird kein einziges physisches Blatt Papier benötigt. Trotzdem ist es übersichtlicher und für jeden Mitarbeitenden transparent und nachvollziehbar. Kein Ein-und Ausordnen mehr, keine unübersichtlichen Papierstapel, kein unauffindbares Formular mehr. Von nun an filtern Sie die Mietinteressenten nach beliebigen Kriterien und finden auf Anhieb das, was Sie gerade suchen.

4. Bewerbungsfluten bewältigen

Gewisse Objekte sind enorm gefragt – da kommen auf 50 Wohnungen schnell einmal 500 Bewerbungen zusammen. Wie kann ich solche Fluten von Bewerbungen abarbeiten und dabei die richtigen Entscheidungen bei der Mieterauswahl treffen? Nur mit enormem Zeit- und Personalaufwand.

Eines ist klar: Besichtigungen und das Bauchgefühl der erfahrenen Immobilienvermarkter kann nicht durch eine Software ersetzt werden. Was aber ist mit all den Überprüfungen vor der Besichtigung?

Jeder Bewerber muss manuell geprüft werden bezüglich Bonität, Einkommen, Beschäftigungsstatus, Umzugsgrund, Mindestbelegung & Haushaltszusammen- setzung, Instrumente, Haustiere und vielen weiteren Kriterien.

Mit der richtigen Software können Bonitätsprüfungen automatisiert werden. Zum Beispiel kann im System nur nach jenen Interessenten gefiltert werden, die die Bonitätsprüfung bestanden haben, keine Betreibungen vorweisen und eine Haushaltszusammensetzung von mindestens zwei Erwachsenen und einem Kind aufweisen.

Der Automatisierungsgrad kann nach Belieben eingestellt werden. Die tatsächliche Entscheidung, welche Interessenten schlussendlich den Zuschlag für die Wohnung erhalten, trifft nach wie vor der Vermarkter bzw. der Sachbearbeiter.

5. optimale soziale Durchmischung

Das übergeordnete Ziel eines jeden Wohnungsvermarkters ist es, eine hohe Rendite  mit seinen vermieteten Objekten zu erzielen. Deshalb ist es essentiell, dass bei der Wohnungsvergabe die richtigen Entscheidungen bei der Auswahl der Mieter getroffen wird. Nichts ist ärgerlicher, als eine hohe Fluktuation der Mieter, denn dies ist immer mit erneutem Aufwand & zusätzlichen Kosten verbunden.

Aus diesen Gründen sollte darauf geachtet werden, dass man vor allem bei der Vermarktung von Neubauprojekten eine optimale soziale Durchmischung der Mieter erreicht. Das sorgt für möglichst langanhaltende und damit nachhaltige Mietverhältnisse.

Die kriteriengebundene Filterung der Mietinteressenten mittels Vermietungs- software, erleichtert die Auswahl der Mieter enorm und hilft dabei, eine optimale soziale Durchmischung zu erreichen.

 6. Mieterdaten

Alle Mieterdaten, die in der Software gespeichert werden, können per Knopfdruck analysiert werden. Zudem können detaillierte und übersichtliche Reportings erstellt werden.

Es handelt sich dabei um wertvolle Bewerber- und Wohnungsnachfragedaten. Ihr Vorgesetzter will wissen, welche Wohnungsgrösse am stärksten nachgefragt wurde und wieviele Wohnungen des Neubauprojektes bereits vermietet sind? Sie möchten auswerten welche Interessenten sich für eine andere Wohnung entschieden haben oder über welches Immobilienportal sich die meisten Interessenten beworben haben?

All diese Fragen werden Ihnen von der Software beantwortet – und das waren nur einige Beispiele. Durch die digitale Vermietung treten Sie vor dem Vorstand immer professionell und transparent auf. Und das Beste – Sie haben viel mehr Zeit sich um die wirklich wichtigen Dinge zu kümmern.  

Die Daten können immer pro Objekt sowie auch über alle vermieteten Projekte ausgewertet und analysiert werden. Letztere Funktion ist für Asset Manager, Eigentümer und Investoren eine wertvolle Hilfe für zukünftige Investitionsentscheidungen.

Auschnitt eines Reportings aus der Vermietungssoftware von emonitor

7. effiziente und selbstlernende Wiedervermietung

Kündigt ein oder mehrere Mieter das Mietverhältnis, gilt es, die Wohnung schnellstmöglich wieder zu vermieten. Mit einer Vermietungssoftware kann die betroffene Wohnung in wenigen Augenblicken erneut auf den gewünschten Immobilienportalen und Vermarktungskanälen publiziert werden.

Das selbstlernende System optimiert die Werbeanzeige und verteilt Ihr Werbebudget optimal auf die zur Verfügung stehenden Vermarktungskanäle.

8. Fairmieten

Vor allem städtische Wohnungen & Genossenschaftswohnungen haben oft die Anforderung, dass diese an sozial schwache Haushalte vermietet werden müssen. Aufgrund des meist tiefen Mietpreises solcher Wohnungen, ist die Anfrage dementsprechend gross. Die Aufgabe der Genossenschaft ist es nun, die Wohnungen an die “richtigen” Interessenten zu vermieten.

Die Filterung nach den entsprechenden Kriterien oder die Anwendung des Zufallsprinzips in der Software vereinfacht die Selektion und hilft Ihnen dabei, die richtige Entscheidung zu treffen.

9. digitale Warteliste & Umzugsgesuche

Wartelisten & Umzugsgesuche mittels Excellisten im Überblick zu behalten ist aufwändig und mühsam. Auch dies kann von der Software übernommen werden.

Alle Interessenten, die sich auf die Warteliste setzen oder ein Umzugsgesuch einreichen wollen, werden direkt in der Software erfasst. Wird eine Wohnung frei, die den Wunschkriterien eines Interessenten entspricht, zeigt die Software dies an. Es kann dann im System eine provisorische Reservierung für die entsprechende Wohnung vorgenommen oder ein Besichtigungstermin ausgemacht werden.

10. Online Referenzauskünfte & digitale Bonitätsprüfung

Referenzauskünfte der Interessenten beim Arbeitgeber oder aktuellen Vermieter telefonisch einholen ist mit einer digitalen Vermietungslösung nicht mehr nötig. Der Interessent gibt im Onlinebewerbungsformular die Kontaktdaten seines Arbeitgebers und Vermieters an und stimmt einer Referenzeinholung zu. Vom System wird dann automatisch eine Referenzanfrage per Mail versendet. Wenn die Referenzanfrage ausgefüllt und zurückgeschickt wird, werden die Daten automatisch im System eingetragen.

Auch die Bonitätsprüfung erfolgt digital mittels direkter Schnittstelle zu Intrum oder CRIF. Das Resultat erhalten Sie unmittelbar nach dem Klick auf den entsprechenden Button.

Fazit

Von einem  digitalen Vermietungsprozess profitieren sowohl Mieter als auch Vermieter.

Mieter ziehen einen Vorteil daraus, dass das Bewerbungsverfahren in der Regel bis zu 60% schneller abgeschlossen wird. Zudem müssen sie sich nicht mehr mit nervigem Papierkrieg auseinandersetzen, da der ganze Bewerbungsprozess komplett digital abläuft.

Vermieter hingegen ziehen Ihre Vorteile aus der Effizienzsteigerung und der Kostenminimierung durch die digitale Lösung. Die Software ermöglicht es, durch Automatisierung diverser Arbeitsschritte und digitaler Kommunikation die Wohnungsbesetzungen 80% schneller abzuhandeln als ohne Vermietungssoftware. Durch den digitalen Bewerbungsprozess werden insgesamt 95% an Papier gespart, was der Umwelt zugute kommt und sich somit positiv auf den ökologischen Fussabdruck auswirkt. Durch die Zeiteinsparung lassen sich die Kosten über den ganzen Prozess zwischen 40 – 60% senken.

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