Digital Property Management

Digital Property Management

Wie man eine Heizung entlüftet, erklärt ein kurzes Video im Mieterportal, Fragen zum Vertrag beantwortet ein Chatbot und der Auftrag für die Reparatur der Waschmaschine wird automatisch in Auftrag gegeben. Ist das das “neue Normal” für Mieter:innen? Und wie weit ist es gewollt?

Raphael Imhof , 18. April 2023

Digitales Property Management soll Standardprozesse effizienter, schneller und kundenfreundlicher, sprich: mieterzentriert, machen. Und im besten Fall alle Stakeholder über eine Plattform vernetzen und unterschiedliche Perspektiven und Informationen abbilden.

Bei jedem Prozess spielen die Kosten, Usability und Wünsche der Nutzer:innen eine Rolle. Entspricht es dem Kundenwunsch, auf eine persönliche Interaktion zu verzichten? Je nach Nutzer:in der Immobilie sind unterschiedliche Medien und Prozesse gefragt. Doch auch welches Objekt durch welche Alters- und Zielgruppe genutzt wird, lässt sich heute mit einem Klick ermitteln.

Die Bedeutung von Plattformen

Die neue Art von digitalen Immobilien-Dienstleistungen integriert auf technischer Ebene bestehende Komponenten wie ERP-Systeme, Portfolio-Dashboards, Bewerber- und Mieter-Plattformen, externe Dienstleister. Sie bildet zugleich Smart-Building-Funktionen in einer ganzheitlichen Lösung ab. Aus der Sicht von verschiedenen Stakeholdern können die passenden Informationen aufbereitet werden. Eigentümer:innen sehen sofort, welche Objekte wie gut performen, Verwaltungen erhalten Nebenkosten-Abrechnungen auf Knopfdruck. Und Mieter:innen können ihre Anliegen rund um die Uhr platzieren.

Die eine Software als “eierlegende Wollmilchsau” gibt es nicht, vielmehr entwickeln einzelne Anbieter spezifische Dienstleistungen weiter. Plattformen und Ökosysteme vereinen verschiedene Dienstleistungen zu einem Ganzen. Damit gewinnt nicht nur die Reife der einzelnen Lösungen an Bedeutung, sondern vor allem auch die Möglichkeit, Lösungen über Schnittstellen zu erweitern. Zentral für ein Stakeholder-übergreifendes Management von Liegenschaften ist zudem, wo die Daten ermittelt, erfasst und zur Verfügung gestellt werden. Wer hat welche Rechte und welchen Zugriff und wie lassen sich Redundanzen minimieren.

Allthings zum Beispiel integriert durch die Bereiche Management & Administration, Gebäude & Umwelt, Mobilität & Parkraum, Komfort & Logistik, Gemeinsame Ressourcen & Dienstleistungen sowie Kommunikation & Identität sehr stark die Sicht der Verwaltung und von Nutzer:innen von Immobilien – dafür weniger die Sicht von Eigentümer:innen.

Was möchte der/die Eigentümer:in wissen?

Aus der Sicht Eigentümer:in sind besonders Controlling, Reporting und Risikomanagement von Interesse. Wobei aktuell mit einer neuen Zinssituation und neuen Vorgaben und Ansprüchen bezüglich Nachhaltigkeit das Risikomanagement noch mehr Gewicht erhalten hat. Die regulatorischen und technischen Vorgaben sowie die Quantifizierung von wertsteigernden und kostensenkenden Massnahmen sind wichtiger denn je. Zur allgemeinen Objektanalyse und -überwachung und dem Management von externen Dienstleistern kommt ein weiteres Element, welches immer besser digitalisiert wird: Bauprojekte und -gesuche. Die national und amtlich publizierten Baugesuche frühzeitig zu monitoren, macht es einfacher, Auswirkungen auf eigene Immobilien zu erkennen und zu sehen, wie sich Quartiere verändern. Dazu kommen allgemein räumliche Datenanalysen und Geoinformationen, die in der Beurteilung von Portfolien helfen können.

Dank digitaler Lösungen für Eigentümer und Asset Manager sollen Kennzahlen wie Nettorendite oder Verkehrswerte, sowie darunter liegende KPIs wie Leerstandsquoten, mittlere Verweildauer oder Mieterzufriedenheit besser überprüft und gesteuert werden können.

Aus Sicht der Verwaltung

Für die Verwaltung sind folgende Dinge zentral: Steuerung und Controlling von Wartung und Modernisierung, Optimierung der Wertschöpfung der Liegenschaften, Erfassung und Verarbeitung von Gebäude- oder Verbrauchsdaten sowie Steigerung der Mieterzufriedenheit. Alle Daten und Informationen über Objekte und Nutzer:innen sollen in einem Datenraum gut organisiert und mit unterschiedlichen Rechten jederzeit zur Verfügung stehen.

Smart-Meter-Technologie helfen im Hinblick auf Kosteneinsparungen und Energieeffizienz, verschiedene Tools unterstützen auch bei der Vermietung und auch beim Verkauf. Die Kommunikation erfolgt digital und automatisiert. Datenräume ermöglichen den verschiedenen Parteien (Eigentümer:innen, Verwaltungen, Mieter:innen, Käuferschaft, Architekten, Handwerker, etc.), mit unterschiedlichen Rechten digital zusammenzuarbeiten.

2020 konnte Livit den ersten rechtssicher unterzeichneten Mietvertrag via «Swipe» auf dem Smartphone abschliessen. Die webbasierte Mieter-App «myLivit» war eine der ersten ihrer Art in der Schweiz. Mit digitalen Unterschriften können heute auch andere Verträge abgeschlossen und selbst Verkäufe von Liegenschaften weit fortgeschritten online vorbereitet werden.

Mehr Sensoren, Steuerungsmöglichkeiten und CAFM/Computer-Aided Facility Management kommen eher in Gewerbeimmobilien oder weiter digitalisierten Smart Homes zum Einsatz. Noch mehr Technologie kann helfen, mehr Information bereitzustellen, Gebäude präziser zu steuern und Prozesse noch effizienter zu gestalten. Predictive Maintenance steuert dabei den Unterhalt proaktiv und hilft mit IoT Probleme zu lösen, bevor sie von Menschen festgestellt werden.

Aus Sicht der Mietenden und weiteren Nutzer:innen

Eine App für Mieter stellt den Nutzenden Informationen und mieterrelevante Dokumente zur Verfügung, gibt Auskunft über den eigenen Energieverbrauch, gibt Antworten auf allgemeine Fragen über verschiedene Medien und Formate und ermöglicht das Einreichen von Mieteranliegen rund um die Uhr. Es ist die zentrale Verbindung zwischen Mietenden, Gebäude und Verwaltung. Wie viel «automatisierte» Kommunikation gewünscht ist, hängt vor allem von den Zielgruppen und der Zusammensetzung der Nutzer:innen ab.

Gerade in einem Land wie der Schweiz kann es von Vorteil sein, dass solche Tools Kommunikation automatisch in der richtigen Sprache ausgeben. Nutzer:innen in Serviced Appartements oder Gewerbeimmobilien können Zusatzdienste wie die Buchung von Parkplätzen, gemeinsamen Räumen oder Concierge-Dienste nutzen.

Community – real und digital

Und wie sieht es bei grösseren Überbauungen oder ganzen Quartieren aus? Oder Smart Cities? Rücken Bewohner:innen und Nutzer:innen näher zusammen? In Gebäuden oder Quartieren bestimmt. Dort ist es mittels App einfach, sich zu vernetzen oder mit anderen Bewohner:innen Kontakt aufzunehmen. Man kann chatten und es gibt einen Markt- und Leihplatz für alle Bewohner, gemeinsame Räume und Ressourcen können digital reserviert werden.

Schlanke Prozesse trotz vieler Dokumente bei Vermietung und Verkauf

Speziell bei grösseren Projekten, die vermietet oder verkauft werden sollen, helfen digitale Tools, die Prozesse schlank zu halten und eine effiziente Kommunikation zu ermöglichen.

melon.new, melon.rent und melon.sale unterstützen den Vermietungs- und Verkaufsprozess digital und effizient. Der integrierte Prozess beginnt bei der Visualisierung und der Navigation durch die Immobilie auf einer Projekt-Webseite und geht weiter mit dem automatisierten Inserieren auf verschiedenen Portalen. Das Verwalten der nötigen Dokumente bis zur Finanzierungsbestätigung oder zum Mietvertrag sowie die Qualifikation von Interessenten erfolgen zentral an einem Ort. Die Online-Bonitätsprüfung und das Handling der Kaution sind selbstverständlich, Online-Reportings und Analysen für verschiedene Stakeholder ebenfalls. Software-Lösungen wie diese lassen sich einfach erweitern und in Ökosysteme integrieren.

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