Digitale Erstvermietung
von Neubauprojekten
Guide für Immobilienvermarkter
Autor: Robin Wagner , 30. Januar 2023
Digitale Erstvermietung
von Neubauprojekten
Guide für Immobilienvermarkter
Autor: Robin Wagner , 30. Januar 2023
Inhaltsverzeichnis
DIGITALE ERSTVERMIETUNG
Nebst der Vermarktung von Immobilien, lässt sich auch der gesamte Vermietungsprozess digitalisieren und verschlanken. Repetitive Aufgaben können durch vereinfachte Prozesse oder Automatisierungen verkürzt werden oder entfallen sogar ganz. Dadurch sparen Immobilienvermarkter bei der Erstvermietung ihrer Neubauprojekte eine Menge Zeit. In den nachfolgenden Beispielen zeigen wir Ihnen die Vorteile einer Erstvermietung mit einer digitalen Vermietungsapplikation auf.
Inserieren
Mit Online-Inseraten auf Immobilienportalen und Vermarktungswebseiten lassen sich Zeit und Geld sparen. Mit geeigneten PropTech-Lösungen können Sie Ihre Inserate zudem direkt im System erfassen, anpassen und publizieren. Sie müssen nicht mehr mühsam für jedes einzelne Portal separat aufbereitet werden, sondern können mit wenigen Mausklicks vorbereitet, in einer übersichtlichen Vorschau geprüft und danach auf allen gewünschten Portalen gleichzeitig veröffentlicht werden. Mit Online-Inseraten lässt sich einfach die gewünschte Zielgruppe ansprechen. Werden die Inserate direkt aus der Vermietungsapplikation heraus geschaltet, kann der Erfolg oder Misserfolg der Inserate und der unterschiedlichen Plattformen zudem einfach nachvollzogen werden.
Eine einheitliche visuelle Kommunikation ist auch bei der Immobilienvermarktung wichtig
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Online Bewerbung & Fragebogen
Der Bewerbungsprozess einer Erstvermietung kann durch geeignete Digitalisierungsmassnahmen verschlankt werden. Hier schlägt man gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Ein standardisierter Online-Fragebogen ermöglicht es Wohnungssuchenden, sich von überall her bequem und jederzeit auf ihre Traumwohnung zu bewerben. Immobilienvermarkter*innen hingegen profitieren davon, dass die Bewerbungen direkt mit allen nötigen Bewerberdaten in die Vermietungsapplikation eingespielt werden. Email-Bewerbungen oder schriftliche Bewerbungen, die mit hohem Zeitaufwand manuell ins System übertragen werden müssen, gehören der Vergangenheit an.
Zudem garantiert die Schnittstelle zwischen Fragebogen und Vermietungsapplikation einen permanenten Live-Abgleich. Ist die maximal zugelassene Anzahl an Bewerbungen für eine Wohnung erreicht oder hat die Vermarkter*in eine Wohnung bereits für eine Interessent*in reserviert, wechselt der Status dieser Wohnung auf der Webseite oder dem Immobilienportal auf «reserviert». Es werden dann keine weiteren Bewerbungen mehr zugelassen.
Digitale Bonitäts- und Referenzprüfung
Digitale Bonitätsprüfung
Der Prozess der Bonitätsprüfung lässt sich bei einer Erstvermietung mit digitalen Alternativen zum Betreibungsauszug ebenfalls digitalisieren. Lösungen wie CreditTrust und tilbago bieten Schnittstellen zu verschiedenen Vermietungslösungen. Sie ermöglichen eine medienbruchfreie und sichere digitale Bonitätsprüfung oder sogar einen digitalen Betreibungsauszug. Mittels einer Schnittstelle zur Vermietungsapplikation können sich Bewerbende im Online-Fragebogen ein rechtsgültiges und fälschungssicheres Zertifikat herunterladen, das direkt mit der Bewerbung mitgeschickt wird. Der Gang auf das Betreibungsamt sowie lästige Wartezeiten entfallen komplett.
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Digitale Referenzprüfung
Das Überprüfen der angegebenen Referenzen der Bewerber*innen wird auch heutzutage in den meisten Fällen vom Vermarktungsteam durchgeführt. Jede einzelne Arbeitgeber*in und Vermieter*in von potenziellen Mieter*innen telefonisch zu erreichen, erfordert sehr viel Zeit. Werden für die Prüfung herkömmliche Emails verschickt, wartet man oft lange auf eine entsprechende Antwort, was den Prozess zusätzlich verzögert.
Einige digitale Tools, wie etwa die Lösungen von emonitor, schaffen dabei Abhilfe. Email-Templates mit Link zu einem einfachen Formular (vgl. Bild unten), können entweder manuell an ausgewählte, oder aber automatisiert an alle Bewerber*innen versendet werden. Die für die Referenzanfragen notwendigen Daten werden direkt aus den Bewerberinformationen gezogen und können von der Vermieter*in bzw. Arbeitgeber*in innerhalb Sekunden per Mausklick bestätigt oder verneint werden. Diese Art der Referenzanfrage erhöht die Rücklaufquote der Referenzauskünfte und verkürzt den gesamten Prozess.
Die Prozesse der Bonitätsprüfung & Referenzanfragen an Mieter oder Arbeitgeber werden durch Digitalisierung & Automatisierung vereinfacht und verkürzt
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Bewerbung beurteilen
Die Beurteilung von Bewerbungen der Erstvermietung können mit einer digitalen Lösung effizienter und transparenter durchgeführt werden. Jede Mitarbeiter*in des Vermarktungsteams hat auf alle Bewerbungen und deren Beurteilung jederzeit Zugriff. Fällt eine Mitarbeiter*in aus, kann jedes andere Teammitglied den momentanen Stand der Beurteilung auf einen Blick nachvollziehen. Die Solvenz wird automatisch anhand der Bruttomiete der entsprechenden Wohnung und des von der Bewerber*in angegebenen Haushaltseinkommen geprüft. Die Bonitätsprüfung können Wohnungsbewerber*innen selbstständig während dem Bewerben erledigen.
Wohnungsbesichtigungen
Digitale Tools vereinfachen die Organisation und Koordination von Wohnungsbesichtigungen. Während dem Bewerbungsprozess lassen sich Besichtigungstermine der einzelnen Wohnungen direkt auf der eigenen Webseite, der Vermarktungsseite oder den verschiedenen Plattformen per Mausklick aufschalten. Wohnungsinteressent*innen können also ganz einfach online einen Termin auswählen und buchen. In der Vermietungsapplikation können die Termine nach beliebigen Kriterien gefiltert werden, so dass jede Vermarkter*in stets den Überblick über sämtliche anstehenden Besichtigungstermine hat. Telefonieren, Kalender abgleichen, Termine von Hand in den Kalender einpflegen, manuell im System eingetragene, unübersichtliche Notizen – all das kann der Vergangenheit angehören.
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Wohnungsangebote
Den geeigneten Bewerber*innen kann nun direkt aus der Applikation ein Angebot unterbreitet werden. Eine zeitaufwändige Angebotserstellung ist mit digitalen Lösungen jedoch nicht mehr nötig, sondern erfolgt mit wenigen Klicks innert Sekunden. Die Bewerber- und Wohnungsdaten werden beim Einsatz der entsprechenden digitalen Lösung automatisch aus der Applikation gezogen und in die Offerte eingefügt. Das Angebot muss also nur noch kurz kontrolliert und kann danach direkt aus der Applikation heraus versendet werden.
Digitaler Mietvertrag & E-Signatur
Dasselbe gilt auch für die Erstellung von Mietverträgen – innovative Lösungen ermöglichen es, digitale Mietverträge per Knopfdruck direkt in der Applikation für die gewünschte Wohnung zu erstellen. Ist einmal ein geeignetes Template aufgesetzt worden, kann dieses immer wieder verwendet werden, was sehr viel Zeit spart. Nach der Erstellung kann der digitale Vertrag ganz unkompliziert per Email an die Bewerber*in versendet werden. Sobald die Bewerber*in den Mietvertrag in ihrem Postfach öffnet, kommen Lösungen wie Certifaction oder Skribble ins Spiel.
Durch Schnittstellen zu einem dieser Anbieter ist es möglich innert Sekunden einen Mietvertrag fälschungssicher und rechtsgültig zu unterzeichnen bzw. unterzeichnen zu lassen – und zwar komplett digital. So macht Erstvermietung Spass!
Zeit einsparen mit digitalen Mietverträgen und elektronischen Unterschriften
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Schnittstellen
Durch geeignete Schnittstellen zum ERP-System und verschiedensten digitalen Lösungen, die es auf dem Markt gibt, wird ein durchgängiger und medienbruchfreier Erstvermietungsprozess erreicht. Daten müssen dadurch nur einmal in der Vermietungsapplikation erfasst werden. Bei Änderungen erfolgt der Abgleich der Daten in den angebundenen Systemen automatisch und in Echtzeit. Nach Abschluss eines Mietvertrages werden die Daten per Knopfdruck ins ERP und/oder in die Mietermanagementplattform übertragen.
Durch verschiedene Schnittstellen lassen sich diverse ERP-Systeme und Mietermanagementplattformen an die Vermietungsapplikation anbinden
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Kommunikation
Läuft die externe Kommunikation direkt über das Vermietungstool, besteht ein grosser Vorteil darin, dass man nicht dauernd zwischen verschiedenen Tools switchen muss. Email-Templates und automatisierte Emails erleichtern zudem den Arbeitsalltag von Immobilienvermarkter*innen, indem repetitive Aufgaben automatisch laufen und sie sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren können.
Reporting & Datenanalyse
Das grösste Digitalisierungspotenzial bei Erstvermietungsprozessen besteht eindeutig in der systematischen Datenanalyse. Wenn sich alle Bewerber- und Mieterdaten in einem einzigen Tool befinden, kann man dies sowohl für aussagekräftige Reportings für ein spezifisches Neubauprojekt, aber auch für detaillierte Analysen des gesamten Portfolios nutzen. Erstmals haben Vermarkter*innen die Möglichkeit, aus realen Bewerber- und Wohnungsnachfragedaten zu lernen und dadurch bei zukünftigen Projekten Leerstände und Verluste zu vermeiden.
Den aktuellen Vermietungsstand und das gesamte Portfolio stets im Blick
Alle Mieterdaten, die in der Software gespeichert werden, können per Knopfdruck analysiert werden. Sie möchten wissen, welche Wohnungsgrösse am stärksten nachgefragt wurde? Wie viele Wohnungen des Neubauprojektes bereits vermietet sind? Sie möchten auswerten, welche Interessent*innen sich für eine andere Wohnung entschieden haben oder über welches Immobilienportal sich die meisten Interessenten*innen beworben haben? All diese Fragen werden Ihnen von der Software beantwortet – und das waren nur einige Beispiele.
Bewerber- und Wohnungsnachfragedaten werden in Zukunft immer mehr an Wert gewinnen. Durch sie wird es möglich sein, die reale Wohnungsnachfrage vorher-zusagen und der Nachfrage entsprechend zu investieren und zu bauen. Wenn man das tut, wird die Erstvermietung auf jede Fall erfolgreich sein.
Robin ist unser Content Spezialist. Er kommt aus Arbon am Bodensee und ist damit ein richtiges Seekind. Wenn Robin in unserem Büro in St. Gallen am arbeiten ist, dann sprudeln wir alle nur so vor Ideen. Er liebt es, sich in neue Themen rund um die Digitalisierung in der Immobilienbranche einzulesen und darüber zu schreiben.
