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Digitales Vermietungs-management

Digitales Vermietungsmanagement

Damit sich Immobilienbewirtschafter & Co. wieder auf das Wichtigste konzentrieren können – Ihre Mieter.

Robin Wagner, 18. Dezember 2019

Wie kann ich die Wohnungen unseres Neubauprojekts zeitnah besetzen? Wie bewältige ich die anstehende Bewerbungsflut? Wie entscheide ich mich von Anfang an für eine nachhaltige Zusammensetzung der Mieter einer neuen Siedlung? Oder wie weiss ich, in welche Immobilien es sich lohnt zu investieren? All diese Fragen stellen sich Wohnbaugenossenschaften, Investoren, Immobilienbewirtschafter -und Vermarkter sobald es darum geht, die Wohnungen ihres Portfolios zu besetzen und zu verwalten.

Wohnungen – ein knappes und gefragtes Gut

Aufgrund des immer knapper werdenden Wohnungs- und Raumangebots in Städten und Gemeinden, ist der Andrang auf freie Wohnungen jeweils sehr hoch. Wird die Wohnungsvergabe manuell erledigt, gestaltet sich der Vermietungsprozess als sehr Zeit- und Personalintensiv. Den Überblick über 160 Wohnungen und 300 Bewerbungen von Mietinteressenten zu behalten ist mühsam und nervenaufreibend – sich als Immobilienmakler dann auch noch auf die perfekte Zusammensetzung der verschiedenen potenziellen Mieter einer Siedlung oder eines Wohnblocks zu konzentrieren schlichtweg unmöglich. Trotzdem werden diese Anforderungen heutzutage im Immobilienmarkt gestellt und die Lösung dieser Probleme von den Bewirtschaftern erwartet.

Papierkrieg adé! – mit einer digitalen Lösung befreien Sie sich von Ordnern und Dossiers.

Job-Bewerbungsportale – Man muss das Rad nicht neu erfinden

Die Lösung für die genannten Probleme liegt auf der Hand – es braucht einen digitalen Prozess für die Vermietung von Wohnungen.

Nicht nur im Immobilienmarkt, auch in ganz anderen Branchen wurde die Digitalisierung von Prozessen notwendig, um den immer grösser werdenden Anforderungen betreffend Qualität, Quantität und Zeit gerecht zu werden. Ein Beispiel dafür sind Job-Bewerbungsportale. Obwohl die Arbeitslosigkeit in der Schweiz verhältnismässig niedrig ist, werden Unternehmen verschiedenster Branchen bei der Ausschreibung von Stellen förmlich von Bewerbungen überflutet. Grössere, namhafte Unternehmen könnten deshalb die eingehenden Bewerbungen ohne digitale Hilfsmittel gar nicht mehr bewerkstelligen. Das Problem wurde frühzeitig erkannt, sodass die meisten Firmen heutzutage mit Bewerbungsportalen arbeiten. Die Bewerbungen werden sogar teils von der Software anhand von Keywords vorselektiert, bevor Sie von den HR-Mitarbeitenden gesichtet werden.

Auch in der Immobilienbranche hat sich diesbezüglich in den letzten Jahren Einiges getan. Gleich mehrere PropTech (Property Technology) Startups wurden ins Leben gerufen um sich den genannten Herausforderungen im Immobilienmarkt zu stellen. Ziel dieser Unternehmen ist es, die Prozesse des Vermietungsmanagements zu automatisieren und zu vereinfachen, ohne dabei den Faktor „Mensch“ bei der Vergabe der Wohnungen ausser Acht zu lassen. Mit Hilfe einer Software sollen Prozesse wie das Bewerbungsverfahren, Referenzauskünfte, die Wohnungsvergabe, die Bonitätsprüfung oder die Erreichung einer optimale sozialen Durchmischung potenzieller Mieter digitalisiert werden.

Die Mietinteressenten können sich dabei online über eine Vermarktungswebseite für die gewünschte Wohnung bewerben. Die daraus gewonnenen Daten werden dann über eine Schnittstelle (Json-Feed) direkt in die Vermietungssoftware eingespeist. Als Ergebnis erhält man eine übersichtliche Darstellung aller Bewerber, der Leerstände, der provisorisch reservierten sowie der bereits zugewiesenen Wohnungen.

Die Nutzer der Software können die erhaltenen Daten nach beliebigen Kriterien filtern und analysieren. Ausserdem verläuft die gesamte Kommunikation zwischen Mieter und Vermieter digital, so kann der Zeitaufwand durch standardisierte Mailvorlagen massiv reduziert werden – Besichtigungstermine oder Absagen können fortan in wenigen Arbeitsschritten abgehandelt, fehlende Mieterdaten mit wenigen Klicks angefordert werden. Wird in der Software eine Wohnung vergeben oder eine Reservierung getätigt passt sich der Status der entsprechenden Wohnung in Echtzeit auf der Vermarktungswebseite an – es muss also nichts mehr von Hand nachgetragen werden.

Die Selektion der Mieter erfolgt nach wie vor von Mensch zu Mensch – Mietinteressenten werden nicht von der Software automatisch aussondiert sondern nur anhand der zuvor bestimmten Kriterien bewertet und entsprechend gekennzeichnet. Die Entscheidung ob ein Mietinteressent den Zuschlag für eine Wohnung erhält oder nicht, entscheidet immer noch der Nutzer der Software und nicht die Software selbst. Der Automatisierungsgrad der Software kann zudem individuell auf die Wünsche des Nutzers angepasst werden.

Funktionen einer digitalen Vermietungssoftware

Mieterdaten als positiver Nebeneffekt

Die Nutzer einer digitalen Vermietungsmanagement-Software schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe – nebst der enormen Ersparnis an Zeit, Nerven sowie der Minimierung von Fehlerquellen im Vermietungsprozess setzen PropTech Unternehmen vor allem auch auf eines der wichtigsten Güter im heutigen Zeitalter – wertvolle Userdaten.

Ist der Prozess der Wohnungsbelegung einmal abgeschlossen, sind die gewonnenen Daten keineswegs nutzlos. Die Vermietungssoftware erlaubt es den Nutzern nämlich, problemlos umfassende Reportings und Datenanalysen zu erstellen, aus denen wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden können. Es handelt sich dabei beispielsweise um hochwertige Bewerber-und Wohnungs-nachfragedaten anhand derer herausgefunden werden kann, wer sich wann, wo für welche Wohnung und mit welcher Zahlungsbereitschaft bewirbt. Für zukünftige Investitionen in Immobilien können diese Kenntnisse enorm von Vorteil sein.

Erstmals können solche Daten direkt an der Quelle in Echtzeit erfasst, gespeichert und laufend erweitert werden. Umfragen und sonstige Marktforschungsanstrengungen werden dadurch komplett überflüssig, da die Daten mittels der Monitoringsoftware per Knopfdruck ausgewertet und übersichtlich dargestellt werden können. Solche Daten sind für Immobilienbewirtschafter, Investoren, Vermarkter und Wohnbaugenossenschaften deshalb so wertvoll, da wesentliche Erkenntnisse betreffend zukünftiger Bauvorhaben und der Raumplanung daraus gewonnen werden können.

Ist einmal ein gewisser Pool an Daten und Informationen vorhanden, kann davon abgeleitet werden, wo welche Art von Wohnungen in welcher Preisklasse nachgefragt werden.

PropTech-Unternehmen fördern also nicht nur das effiziente Vermietungsmanagement sondern tragen auch dazu bei, dass nur dort gebaut wird, wo es sinnvoll ist.

Mieterdaten & Wohnungsnachfragedaten auf Knopfdruck: Die Reporting-Funktion von emonitor

Wartelisten & Umzugsgesuche

Insbesondere Städte & Gemeinden sowie Wohnbaugenossenschaften bieten des öfteren den Service einer Warteliste an. Die Interessenten können sich auf dieser Liste eintragen lassen und werden benachrichtigt, sobald eine Wohnung frei werden sollte. Ebenfalls ist es üblich, dass Mieter, die aus verschiedenen Gründen eine andere – etwa eine grössere oder besser gelegen Wohnung – suchen, ein Umzugsgesuch an die Gemeinde oder Genossenschaft stellen. Der Interessent wird ebenfalls von der Verwaltung benachrichtigt, sobald eine entsprechende Wohnung frei wird.

Dies wird heute oftmals immer noch manuell mit Hilfe von Excel-Tabellen erledigt oder sogar von Hand in einer Liste eingetragen. Auch dieser Prozess kann mit einer Vermietungssoftware transparent und im Handumdrehen durchgeführt werden: Alle Interessenten, die sich auf die Warteliste setzen oder ein Umzugsgesuch einreichen wollen, werden direkt in der Software erfasst. Wird eine den Wunschkriterien eines Interessenten entsprechende Wohnung frei, signalisiert die Software einen „match“ und es kann, ebenfalls über die Software, eine provisorische Reservierung für die entsprechende Wohnung vorgenommen und ein Besichtigungstermin ausgemacht werden.

 Digitale Transformation – Jede Veränderung beginnt mit dem ersten Schritt

Die Umstellung des manuellen Vermietungsmanagements auf eine digitalisierte Lösung bedeutet in jedem Fall zuerst einmal Aufwand und Investition. Deshalb stellt sich die Frage: „Lohnt es sich überhaupt umzustellen oder fahre ich besser, wenn ich es beim manuellen Prozess belasse?“

Die Frage kann zwar immer nur individuell beantwortet werden, Fakt ist allerdings, dass die Digitalisierung als einer der sogenannten „Megatrends“ unserer Gesellschaft in ziemlich jeder Branche auf dem Vormarsch ist. Ein Unternehmen muss sich stetig weiterentwickeln um sich von der Konkurrenz abzuheben und wettbewerbsfähig bleiben zu können. Der digitalen Transformation sollte also auch in der Immobilienbranche Beachtung geschenkt werden.

Wie entscheiden Sie sich? Sind Sie bereit dafür auf den digitalen Zug aufzuspringen?

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Robin ist unser Content Spezialist. Er kommt aus Arbon am Bodensee und ist damit ein richtiges Seekind. Wenn Robin in unserem Büro in St. Gallen am arbeiten ist, dann sprudeln wir alle nur so vor Ideen. Er liebt es, sich in neue Themen rund um die Digitalisierung in der Immobilienbranche einzulesen und darüber zu schreiben.

Autor

Robin Wagner, Marketing & Content Creation