E-Signatur-Standards

Welche Standards gibt es und wie unterscheiden sie sich?

E-Signatur-Standards

Der digitale Mietvertrag, der mittels elektronischer Signatur innert kürzester Zeit von allen Vertragsparteien unterzeichnet werden kann ist da. Durch eine Anbindung der Lösung von Skribble oder Certifaction an der Vermietungslösung melon von emonitor ist ein durchgängig digitaler Vermietungsprozess ohne Medienbrüche möglich.

Dabei können Nutzer der Vermietungsapplikation zwischen den gängigen E-Signatur-Standards wählen. In diesem Beitrag gehen wir auf die drei Standards ein und zeigen Ihnen wofür sie geeignet sind oder gefordert werden.

Robin Wagner , 29. November 2022

Die Drei E-Signatur-Standards im Überblick

Grundsätzlich können wir zwischen 3 verschiedenen E-Signatur-Standards

unterscheiden. Jeder Standard unterscheidet sich in Bezug auf die Beweiskraft der

Unterschrift und wird deshalb für unterschiedliche Verträge angewendet.

E-Signatur-Standards

Die drei E-Signatur-Standards: EES, FES & QES (Bild: Skribble.com)

EES – einfach elektronische Signatur

Die sogenannte «einfache elektronische Signatur» eignet sich für Dokumente ohne gesetzliche Schriftlichkeitserfordernis, die ein geringes Haftungsrisiko aufweisen.

 Hier einige Beispiele dazu:

  • Informationsschreiben
  • Reservationsverträge
  • Bekanntmachungen
  • Organisationsinterne Dokumente

FES – fortgeschrittene elektronische Signatur

Die «fortgeschrittene elektronische Signatur» eignet sich für Dokumente ohne gesetzliche Schriftlichkeitserfordernis welche ein kalkulierbares Haftungsrisiko aufweisen.

Hier wieder einige Beispiele dazu: 

  • Mietverträge
  • Kaufverträge
  • Hypotheken
  • Einfacher Arbeitsvertrag

QES – qualifizierte elektronische Signatur

Die «qualifizierte elektronische Signatur» ist die einzige elektronische Signatur, die in Bezug auf die Beweiskraft mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Für Dokumente, mit gesetzlicher Schriftlichkeiterfordernis ist die QES also die einzig richtige Wahl. Zudem eignet sich die QES für Dokumente welche ein hohes Haftungsrisiko aufweisen.

Erneut ein paar Beispiele dazu:

  • Konsumkreditvertrag
  • Leiharbeitsverträge
  • Kader-Arbeitsverträge
  • Revisionsberichte
  • Behördendokumente
  • Anfangsmietzins-Formular

Bitte beachten Sie, dass die Beispiele nicht abschliessend sind. Zudem ist die Wahl des E-Signatur-Standards von geltenden Formvorschriften und internen Richtlinien abhängig und und ist für jeden Anwendungsfall individuell zu betrachten.

Erfahren Sie alles Wichtige zur elektronischen Signatur im kompakten Whitepaper von Skribble.

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Quelle: Skribble.com

Identifikationsprozess der unterschiedlichen Standards

Um die Beweiskraft einer elektronischen Signatur sicherzustellen, muss diese den Rückschluss auf die Identität des Signierenden zulassen oder anders gesagt jede elektronische Signatur muss eindeutig einer Person zugewiesen werden können. Deshalb ist eine Verifikation nötig.  Auch hier unterscheiden sich die drei E-Signatur-Standards in Bezug auf den Identifikationsprozess – je höher der Standard, desto höher auch die Anforderungen an die Identifikation.

EES
Bei der einfachen elektronischen Signatur werden die Signierenden anhand ihrer E-Mail-Adresse identifiziert.

FES
Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur, erfolgt die Verifikation über das Mobiltelefon. In unserem Screencast-Video können Sie sehen, wie der Prozess einer elektronischen Unterzeichnung eines Mietvertrags mit der Vermietungslösung melon und Skribble in der Praxis funktioniert: ZUM VIDEO

QES
Bei der qualifizierten elektronischen Signatur erfolgt die Verifikation wie folgt:

Die Identität der signierenden Person wird einmalig im Voraus mittels eines amtlichen Dokuments geprüft. Die Prüfung erfolgt persönlich vor Ort oder online, z.B. über Video-Call oder mittels einer anderen, anerkannten Online-Identifikationsmethode.

Was braucht es, dass elektronisch unterzeichnete Verträge rechtsgültig sind? Erfahren Sie es im Gastbeitrag von Franziska Zobrist, Rechtsanwältin im schweizer Finanzmarktrecht.

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Quelle: Skribble.com

Welcher E-Signatur-Standard für Mietverträge?

Wenn Sie bis hierhin gelesen haben, sollten Sie nun bereits einen groben Überblick über die drei E-Signatur-Standards haben. Doch wie sieht es nun konkret mit der digitalen Unterzeichnung von Mietverträgen aus?

Laut Gesetz bedarf ein Mietvertrag grundsätzlich keiner besonderen Form und kann sowohl schriftlich als auch mündlich abgeschlossen werden. Eine Wohnung kann sogar stillschweigend gemietet werden. Wer vom Vermieter die Schlüssel erhält und Mietzins bezahlt, gilt rechtlich als Mieter, mit allen gesetzlichen Rechten und Pflichten. Natürlich wird dies in der Praxis nur selten und bei speziellen Sachlagen so gehandhabt.

Da ein Mietvertrag formlos gültig ist, bedeutet dies jedoch, dass für einen rechtsgültigen Mietvertrag im Prinzip alle drei E-Signatur-Standards möglich wären, wobei die EES aufgrund der geringen Beweiskraft vor Gericht nicht empfohlen wird.

Die FES und die QES hingegen eignen sich bestens für die elektronische Signatur von Mietverträgen, wobei die Beweiskraft der FES für die Unterzeichnung eines Mietvertrages absolut ausreichend ist. Möchte man jedoch das Risiko minimieren und die Beweiskraft maximieren, so kann man natürlich auch zur QES greifen. Diese ist allerdings mit höheren Kosten und Aufwand pro Signatur verbunden als die FES.

Mit einer der beiden Standards – FES oder QES – machen Sie bestimmt nichts falsch. Für welche der beiden man sich letztendlich entscheidet, das überlassen wir den Entscheidungsträgern jedes einzelnen Immobiliendienstleisters.

PS: Das SVIT-Futureboard empfiehlt für die digitale Unterzeichnung von Mietverträgen aus verschiedenen Gründen ganz klar die FES für die digitale Signatur von Mietverträgen. Lesen Sie mehr darüber im praktischen Leitfaden für Immobiliendienstleister zum Thema «Digitaler Mietvertrag» vom SVIT-Futureboard: ➡️ ZUM LEITFADEN

Anfangsmietzins-Formular

In einzelnen Kantonen gibt es eine Formularpflicht für das sogenannte Anfangsmietzins-Formular. Aufgrund der höheren Beweiskraft vor Gericht muss für diese Formular die qualifizierte elektronische Signatur (QES) angewendet werden.

Die Formularpflicht der einzelnen Kantone wird jährlich anhand der Leerwohnungsziffer ermittelt. Hier finden Sie eine Liste wo sie sehen können welche Kantone 2022 formularpflichtig sind und welche nicht: ZUR LISTE

Erfahren Sie wie der elektronische Signier-Prozess mit der Vermietungslösung von emonitor funktioniert:

Robin ist unser Content Spezialist. Er kommt aus Arbon am Bodensee und ist damit ein richtiges Seekind. Wenn Robin in unserem Büro in St. Gallen am arbeiten ist, dann sprudeln wir alle nur so vor Ideen. Er liebt es, sich in neue Themen rund um die Digitalisierung in der Immobilienbranche einzulesen und darüber zu schreiben.

Autor

Robin Wagner, Marketing & Growth Specialist

Use Case Regimo Zürich emonitor zwhatt

Use Case Regimo ZH – Zwhatt

Erfahren Sie, welche Anforderungen das Vermarktungsteam der Regimo Zürich an ein digitales Vermietungs-Tool hatte und welche Funktionen von melon.market am meisten geschätzt werden.