Eine Reise durch den
digitalen Vermietungsprozess

Ein digitaler Vermietungsprozess von A-Z

Den digitalen Vermietungsprozess durften wir im Rahmen eines SVIT Workshops ca. 100 interessierten Zuschauern aus der Immobilienbranche vorstellen. Zusammen mit unsere Partnern CreditTrust und Certifaction haben wir den Teilnehmern die Vorteile eines vollintegrierten Systems im Vergleich zu mehreren verschiedenen Insellösungen anhand eines vorgeführten Praxisbeispiels aufgezeigt.

Robin Wagner, 24. Juni 2021

Die Integration der Lösungen von CreditTrust und Certifaction in die Vermietungsapplikation melon von emonitor ermöglicht einen medienbruchfreien und vollständig digitalen Prozess – von der Bewerbung, über die Prüfung und Beurteilung der Bewerbung bis zur blockchaingesicherten Vertragsunterzeichnung – die gesamte Reise durch den digitalen Vermietungsprozess funktioniert aus einem einzigen Tool heraus.

Diesen Prozess möchten wir Ihnen anhand folgendem BigPicture aufzeigen:

Bewerbung & Bonitätsprüfung

Nach der durchgeführten Wohnungsbesichtigung können sich Interessierte direkt über den Online-Fragebogen für eine Wohnung bewerben. Durch die Schnittstelle zu CreditTrust, der digitalen Alternative zum Betreibungsauszug, können Wohnungsinteressenten beim Ausfüllen des Bewerbungsfragebogens per Knopfdruck ihre Bonität fälschungssicher prüfen und bestätigen lassen. Das CreditTrust Bonitätszertifikat wird per Mail an den Bewerber versandt und die blockchaingesicherten Informationen werden direkt in der Applikation von emonitor gespeichert.

Die Integration der digitalen Bonitätsprüfung von CreditTrust im Online-Fragebogen von emonitor bringt folgende Vorteile mit sich:

• Bewerberfreundlich – kein Gang aufs Betreibungsamt nötig
   
• Effizientere Wohnungsvergabe – keine unnötigen Wartezeiten durch Einholen, Herumreichen und Verschicken von Papier
   
• Maximale Sicherheit – zur Prüfung der Bonität greift CreditTrust auf die Daten der zwei führenden Wirtschaftsauskunfteien CRIF & Intrum zurück. Die Informationen sind durch modernste Blockchain-Technologie zudem absolut fälschungssicher.
   
• Keine Chance für Mietnomaden – die umfassende schweizweite Datenbasis der Bonitätsinformationen ermöglicht auch die Prüfung der Informationen zu den früheren Wohnorten der Bewerber*innen

Prüfung & Beurteilung der Bewerbung

Hat die Interessent*in die Bewerbung abgeschickt, erhält der Vermarkter oder Bewirtschafter eine Nachricht in der Applikation. Alle Angaben inklusive der Bonitätsinformationen wurden bereits automatisch abgespeichert und sind mit wenigen Klicks einsehbar. 

Nun kann die Bewerbung in melon final geprüft und beurteilt werden.

Fehlende Informationen können per Mausklick aus der Applikation heraus beim Interessenten angefordert werden. Referenzen holen Sie mit dem Referenzanfrage-Tool von emonitor ganz unkompliziert und automatisiert beim aktuellen Vermieter oder Arbeitgeber der Bewerber*in ein.

Angebot erstellen und versenden

Sobald die Bewerbung beurteilt worden ist, kann man mit Hilfe von wenigen Klicks ein Angebot erstellen. Wählen Sie eines der vorgefertigten Email-Templates aus und senden Sie es an die Bewerber*in. Die Daten zur Wohnung werden aus den Bewerberdaten in der Applikation gezogen und im Template automatisch gelistet. Die Bewerber*in hat nun die Möglichkeit, das Angebot zu prüfen und per Mausklick anzunehmen oder abzulehnen.

Vertragserstellung & digitale Unterzeichnung

Wenn die Bewerber*in das Angebot annimmt, wird man über die Applikation wiederum benachrichtigt. Nun geht es darum einen Mietvertrag zu erstellen. Mit melon können Sie diesen innert weniger Minuten erstellen und versenden. Alle Informationen zur entsprechenden Wohnung und zur Bewerber*in, werden automatisch von der Applikation gezogen und zu einem rechtsgültigen Mietvertrag zusammengestellt.

Sobald die Bewerber*in den Mietvertrag in ihrem Postfach öffnet, kommt unser Partner Certifaction ins Spiel. Certifaction hat sich auf fälschungssichere E-Signaturen spezialisiert und nutzt modernste Blockchain-Technologie, die eine Fälschung unmöglich macht. Zur Anwendung kommt das Produkt von Certifaction unter anderem beim digitalen Betreibungsauszug von CreditTrust, bei der Unterzeichnung von Hochschulabschlüssen und am aktuellsten für die Ausstellung von fälschungssicheren Covid-Zertifikaten.

In unserem Fall geht es um die fälschungssichere E-Signatur von Mietverträgen. Hat die Bewerber*in den Vertrag behutsam durchgelesen und ist mit den Bedingungen einverstanden, kann der Vertrag unterzeichnet werden. Mit Setzen eines Häckchens, ob man sich bewusst ist, dass es sich bei der E-Signatur um eine verbindliche Unterschrift handelt und einem weiteren Klick, hat die Bewerber*in den Mietvertrag rechtsgültig unterzeichnet. Der signierte Vertrag wird automatisch für die Bewerber*in heruntergeladen und die zusätzlich zurück an die Applikation von emonitor gesendet.

Die Schnittstelle zwischen Certifaction und der Applikation melon von emonitor bringt folgende Vorteile mit sich:

• Ortsunabhängigkeit – bequemes Unterzeichnen beider Parteien von überall her
   
• Effizienter Prozess – Reduktion des Unterzeichnungsprozesses von bis zu 2 Wochen auf wenige Klicks
   
• Kosten sparen – ersparen von bis zu 90% der Prozesskosten durch die digitale Abwicklung
   
• Fälschungssicherheit – 100% fälschungssicher durch 10’000-fache Absicherung mittels Blockchain-Technologie (der digitale Fingerabdruck – der sog. Hash – wird auf über 10’000 Blockchain-Nodes abgesichert)
   
• Rechtsverbindlichkeit – 100% rechtsverbindliche Signatur führt zu einer hohen Beweiskraft bei Streitigkeiten

Vertragsablage im ERP

Sobald die zweite Partei – also die Vermarkter*in oder Verwalter*in den Vertrag ebenfalls unterschrieben und die Wohnung zugewiesen hat, wechselt die Bewerber*in automatisch zu den Mietern im System. Nun muss der Vertrag nur noch im ERP-System abgelegt werden. Dank Schnittstellen zu den gängigsten ERP-Lösungen wie beispielsweise AbaImmo geschieht auch dieser letzte Prozessschritt ganz unkompliziert und mit wenigen Klicks.

FAZIT – Grundsätzlich lässt sich sagen, dass eine vollintegrierte Lösung viele Vorteile mit sich bringt. Der medienbruchfreie Vermietungsprozess steigert die Effizienz und verringert die Fehlerquellen. Ein Gewinn für alle Beteiligten, Verwalter & Vermarkter sowie Wohnungssuchende, ist das Resultat.

Brechen Sie noch heute auf und starten Sie Ihre eigene Reise zum vollintegrierten Vermietungsprozess!

Testen Sie die Applikation von emonitor kostenlos oder vereinbaren Sie gleich einen unverbindlichen Beratungstermin.