Effizient und ohne Medienbrüche
durch den Vermietungsprozess
Use Case digitale Erstvermietung mit Regimo Zürich
Über die Regimo Zürich
Die Regimo Zürich wurde 1996 gegründet und zählt mittlerweile über 60 Mitarbeiter:innen. Durch ihre professionellen Dienstleistungen in den Bereichen Immobilienbewirtschaftung sowie Vermarktung, Neupositionierung und Baumanagement sorgen sie für die Rentabilität und den langfristigen Werterhalt von Liegenschaften. Sie tragen aber auch den Bedürfnissen der Mieterinnen und Mieter Rechnung, die auf einen fairen und partnerschaftlichen Umgang zählen dürfen.
Als digitaler Vorreiter ist die Regimo Zürich ständig auf der Suche nach den besten Möglichkeiten, um ihren Kunden und Mitarbeitenden optimale Lösungen zu bieten und die Abläufe zu verbessern. Die digitale Vermietung hat für sie viele Vorteile: Zeitersparnis, effizienteres Arbeiten und eine bessere Kontrolle über die Bewerbungen und Objekte bei Erstvermietungen.
Über das Projekt «Zwhatt»
Mit dem Projekt «Zwhatt» entsteht ein neues Quartier direkt am Bahnhof Regensdorf-Watt. Das Konzept des Entwicklungsgebiets sieht dank verschiedenster Räumen und Aussenräumen eine vielseitige Nutzung vor. Von Einkaufsmöglichkeiten und Restaurants über Apotheken, Arzt- und Zahnarztpraxen bis hin zu Kinderkrippen, Kindergärten und Schulen ist alles dabei. Zusätzlich bietet der Bahnhof neben dem Quartier eine schnelle und direkte Anbindung zum Hauptbahnhof Zürich. Die Wohnungen werden über die Applikation melon.market von emonitor vermietet.
Die Wohnungen des sogenannten «Längsgbau» wurden bereits erfolgreich vermietet und per Mai 2024 bezogen. Im Sommer 2024 ist der Vermarktungsstart vom Holzhochhaus geplant.
Die wichtigsten Vorteile für die Regimo Zürich im Überblick
Effiziente Vermietung
Mithilfe von Features wie der digitalen Referenzprüfung oder der digitalen Signatur der Mietverträge kann das Vermarktungsteam der Regimo Zürich über den gesamten Prozess viel Zeit sparen und sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren.
Status der Bewerbungen auf einen Blick
Dank der übersichtlichen Dashboards der Applikation melon.market hat jedes Teammitglied der Regimo Zürich stets den aktuellen Status der Bewerbungen und den Vermietungsstand der Projekte im Blick.
Zentralisierte Kommunikation
Mit dem Messenger-Tool von melon kann direkt aus dem Tool heraus mit den Mietinteressenten kommuniziert werden. Zudem ist die gesamte Korrespondenz jederzeit und von jedem Teammitglied einsehbar.
Herausforderung
Der Ansturm auf die Wohnungen der ersten Vermietungsetappe war gross. Die Regimo Zürich wollte allen Bewerber:innen die gleiche Chance auf eine Wohnung ermöglichen und gleichzeitig möglichst effizient die passenden Mieter finden. Deshalb war es essenziell, dass repetitive Aufgaben im Vermietungsprozess automatisiert und zeitfressende Medienbrüche minimiert werden können.
Die Ansprüche an die Lösung
♦ Übersicht über alle Bewerbungen
Die Regimo Zürich erhält bei vielen Projekten eine hohe Anzahl an Bewerbungen. So ist es auch beim Projekt zwhatt. Deshalb ist es dem Vermarktungsteam ein Anliegen, dass die eingegangenen Bewerbungen automatisch zentralisiert abgelegt werden und dass alle Mitarbeitenden stets eine gute Übersicht über die einzelnen Bewerbungen und deren Status haben.
♦ Möglichkeit der Bewerbung auf mehrere Wohnungen
Damit die Wohnungsvergabe möglichst effizient gestaltet werden kann, war es dem Vermarktungsteam der Regimo Zürich wichtig, dass Wohnungsinteressenten bei der Bewerbung mehrere Wunschwohnungen angeben können. Wenn sich verschiedene Personen auf die gleiche Wohnung bewerben, kann so einer Person zugesagt werden und der anderen gleichzeitig ein Angebot für die angegebene alternative Wunschwohnung gemacht werden.
♦ Effizienter Signaturprozess
Die Regimo Zürich nutzt für den Signaturprozess der Mietverträge die Lösung Skribble. Mit Skribble können die Mietvertäge digital unterzeichnet werden, was sowohl der Vermarktungsabteilung als auch den Mietinteressenten viel Zeit erspart.
Es war der Regimo Zürich deshalb wichtig, dass die Lösung von Skribble ohne Medienbrüche in den digitalen Vermietungsprozess integriert werden kann.
♦ Anbingung an ERP-System
Die Regimo Zürich nutzt für das Mietermanagement das ERP-System GARAIO REM. Auch hier war es der Regimo Zürich wichtig, dass die Mieterdaten nach Abschluss des Mietvertrages ohne Medienbrüche von der Vermietungssoftware zum ERP exportiert werden können.
Die Lösung
Effizienter Bewerbungsprozess & Interessentenauswahl
Wohnungsinteressenten des Projekts Zwhatt können sich auf der Projektwebseite über den Online-Fragebogen für ihre Wunschwohnung bewerben. Dabei können Sie mehrere Wunschwohnungen angeben. Die Bewerberdaten gelangen über eine Schnittstelle direkt in der Vermietungsapplikation melon.market von emonitor. Aufgrund des übersichtlichen Dashboards hat das gesamte Vermarktungsteam alle Bewerbungen und deren Status stets im Blick. Mithilfe von Features wie dem digitalen Referenzanfrage-Tool oder dem Messenger Kommunikations-Tool, spart die Regimo Zürich während dem Auswahlprozess weitere wertvolle Zeit.
Digitale Signatur der Mietverträge
Die Lösung melon.market für die digitale Erstvermietung verfügt über eine Schnittstelle zu Skribble, die von der Regimo Zürich für die digitale Signatur der Mietverträge genutzt wird.
Der gesamte Signaturprozess kann deshalb ohne jegliche Medienbrüche und ohne zeitaufwändigen Postversand der Mietverträge abgehandelt werden. Hierbei profitiert nicht nur die Regimo Zürich vom Effizienzgewinn, sondern auch die Kunden der Regimo – die Mietinteressenten.
Digitale Signatur der Mietverträge
Die Lösung melon.market für die digitale Erstvermietung verfügt über eine Schnittstelle zu Skribble, die von der Regimo Zürich für die digitale Signatur der Mietverträge genutzt wird.
Der gesamte Signaturprozess kann deshalb ohne jegliche Medienbrüche und ohne zeitaufwändigen Postversand der Mietverträge abgehandelt werden. Hierbei profitiert nicht nur die Regimo Zürich vom Effizienzgewinn, sondern auch die Kunden der Regimo – die Mietinteressenten.
Schnittstelle zum ERP verhindert Redundanzen
Nachdem die passende Mieter:in für eine Wohnung gefunden und der Mietvertrag unterzeichnet wurde, werden die Mieterdaten direkt in das ERP-System GARAIO REM importiert, so dass diese im ERP nicht erneut manuell erfasst werden müssen und erneut wertvolle Zeit eingespart werden kann.
Nebst der Schnittstelle zu GARAIO REM verfügt melon auch über eine Anbindung zu Rimo R5 und ImmoTop2 von W&W, sowie zum Immobilien-ERP von Abacus AbaImmo.
FAZIT: Die Wohnungen der ersten Vermietungsetappe konnten bereits erfolgreich vermietet werden. Dies ist nicht zuletzt auf die Effektivität des Vermarktungsteams der Regimo Zürich zurückzuführen, das sich routiniert mit der Vermietungssoftware melon.market von emonitor auskennt. Der Vermietungsprozess läuft derart reibungslos, dass die Regimo Zürich bereits positive Rückmeldungen von Mieter:innen erhalten hat, die den zügigen Ablauf von der Bewerbung bis zum Einzug sehr geschätzt haben.
«melon.market vereint mehrere Funktionen in einem Tool. Die Applikation sorgt für eine übersichtliche Darstellung, was selbst bei Vermietungen von über 100 Wohnungen reibungslos und angenehm funktioniert. Für besonders praktisch halten wir das digitale Referenzanfrage-Tool und dass sich Bewerber*innen auf mehrere Wunschwohnungen bewerben können.»
Vermarktungsteam der Regimo Zürich AG
